De applicatie als middel, het zorgproces centraal

Maandag

Op maandagochtend begint Sanne met overzicht creëren. Ze bekijkt welke meldingen openstaan, welke wijzigingen gepland zijn en welke onderwerpen aandacht vragen vanuit gebruikers of key users. Ook kijkt ze welke ontwikkelingen relevant zijn voor de applicaties en processen binnen haar beheergebied.

Later die ochtend sluit zij aan bij een overleg met key users van de Spoedeisende Hulp. Daar wordt besproken dat bepaalde registraties rondom opname en ontslag niet altijd duidelijk zijn voor gebruikers. Sanne luistert niet alleen naar de applicatievragen, maar probeert te achterhalen waar in het werkproces de onduidelijkheid ontstaat: gaat het om inrichting, werkwijze, scholing, autorisaties of een afhankelijkheid met een andere applicatie?

De uitkomst is een korte analyse met een paar concrete signalen. Een deel kan binnen bestaand beheer worden opgepakt. Een breder procespunt bespreekt ze met de proceseigenaar. Een technisch afhankelijkheidspunt gaat mee richting ICT. Als een signaal mogelijk raakt aan bredere digitale zorgontwikkeling, bespreekt Sanne dit met een senior procescoördinator, klinisch informaticus of regisseur digitale zorgprocessen. Zo blijft de dagelijkse praktijk verbonden met de juiste governance, zonder dat operationeel beheer en strategische besluitvorming door elkaar lopen.

Dinsdag

Op dinsdag melden verpleegkundigen dat ontslagmedicatie niet zichtbaar wordt in een systeem waar zij die informatie verwachten. Op het eerste gezicht lijkt het een applicatieprobleem, maar Sanne weet dat informatie vaak door meerdere systemen en koppelingen gaat voordat een zorgverlener de gegevens ziet.

Ze verzamelt voorbeelden, controleert wat gebruikers precies ervaren en legt vast welke stappen in het proces geraakt worden. Vervolgens stemt ze af met ICT en de betrokken applicatiespecialisten. Wanneer blijkt dat een berichtenkoppeling mogelijk vastloopt, worden de technische collega’s en leverancier aangehaakt.

Ondertussen zorgt Sanne voor duidelijke communicatie richting gebruikers. Afdelingen moeten weten welke informatie betrouwbaar beschikbaar is, welke tijdelijke werkwijze geldt en waar vragen kunnen worden gesteld. Voor Sanne is het incident pas goed afgerond wanneer de technische oorzaak is hersteld, gebruikers weer veilig kunnen werken en de belangrijkste bevindingen zijn vastgelegd voor toekomstige meldingen.

Woensdag

Woensdag staat in het teken van procesverbetering. Tijdens een bezoek aan een verpleegafdeling hoort Sanne dat dezelfde patiëntinformatie op meerdere plekken wordt ingevoerd. Voor gebruikers voelt dit als dubbel werk, maar de oorzaak is nog niet duidelijk. Het kan gaan om applicatie-inrichting, werkafspraken, registratiegedrag of een ontbrekende gegevensoverdracht tussen systemen.

Samen met key users en decentrale beheerders brengt Sanne het hoofdproces in kaart. Ze kiest bewust voor een werkbaar abstractieniveau: voldoende concreet om het probleem te begrijpen, maar niet zo gedetailleerd dat alle uitzonderingen, werkinstructies en schermhandelingen moeten worden uitgewerkt. Het overzicht laat zien waar informatie ontstaat, waar gegevens opnieuw worden ingevoerd en welke applicaties betrokken zijn.

Uit de analyse blijkt dat een deel van de gegevens al beschikbaar is in het EPD, maar niet overal logisch wordt hergebruikt. Sanne formuleert de gebruikerswens en procesimpact, waarna de proceseigenaar, ICT en applicatiespecialisten kunnen beoordelen welke verbetering haalbaar en wenselijk is. Haar bijdrage zit in het scherp maken van het probleem, het verbinden van betrokkenen en het bewaken dat de gekozen oplossing aansluit bij het werk op de afdeling.

Donderdag

Donderdag heeft Sanne contact met een leverancier over terugkerende meldingen in een zorgapplicatie. Ze bespreekt de gebruikerservaring, incidentpatronen en procesimpact. Als het gesprek raakt aan contractuele afspraken, licenties of formele servicelevels, betrekt ze de collega’s die daarvoor verantwoordelijk zijn. Zo levert ze inhoudelijke input vanuit de praktijk, zonder dat contractmanagement onderdeel wordt van haar eigen rol.

Later die middag valt op dat er gebruikersaccounts actief lijken te zijn van medewerkers die de applicatie mogelijk niet meer gebruiken. Sanne controleert wat binnen haar beheergebied zichtbaar is. Wanneer dit binnen haar verantwoordelijkheden valt, ruimt zij de betreffende accounts direct op of verwijdert zij deze volgens de geldende afspraken. Als verdere actie buiten haar bevoegdheid ligt, zet zij het signaal door richting autorisatiebeheer, privacy of informatiebeveiliging. Door dit soort signalen vroeg te herkennen en waar mogelijk direct op te pakken, draagt zij bij aan zorgvuldig gebruik van applicaties en veilige toegang tot patiëntinformatie.

In dezelfde week bespreekt ze met collega’s welke applicaties kritisch zijn voor bepaalde afdelingen. Niet om zelf alle continuïteitsplannen te beheren, maar om praktische kennis uit het zorgproces beschikbaar te maken voor noodprocedures en uitvalscenario’s. Juist die kennis van de werkvloer is waardevol wanneer ICT, proceseigenaren en zorgafdelingen afspraken maken over continuïteit.

Vrijdag

Op vrijdag ontvangt Sanne een wijzigingsverzoek voor een medicatiegerelateerde werkwijze. De wens klinkt logisch: gebruikers willen minder klikken en sneller kunnen registreren. Toch betekent gebruiksgemak niet automatisch dat een wijziging veilig of passend is.

Sanne onderzoekt welke gebruikers geraakt worden, welke stappen in het proces veranderen en welke afhankelijkheden er zijn met andere applicaties of koppelingen. Samen met key users beschrijft ze de gewenste verbetering en de mogelijke impact. Bij risico’s voor medicatieveiligheid of patiëntveiligheid worden inhoudsdeskundigen, de proceseigenaar en waar nodig een senior procescoördinator of klinisch informaticus betrokken.

De wijziging wordt beoordeeld binnen het afgesproken wijzigingsproces. Kleine wijzigingen kunnen binnen bestaande kaders worden afgehandeld. Grotere of risicovolle wijzigingen worden breder besproken, bijvoorbeeld in een CCB/CAB of vergelijkbaar overleg. Sanne helpt om de wijziging goed voor te bereiden, gebruikers te betrekken en de implementatie zorgvuldig te begeleiden.

Doorlopende thema’s

Naast incidenten, wijzigingen en gebruikersvragen houdt Sanne zich doorlopend bezig met kennisborging. Werkinstructies, bekende oplossingen, afspraken en relevante procesinformatie worden actueel gehouden. Dat voorkomt dat kennis afhankelijk wordt van individuele medewerkers en helpt collega’s om meldingen sneller en consistenter op te pakken.

Ook datakwaliteit komt regelmatig terug in haar werk. Wanneer afdelingen gegevens verschillend registreren, kan dat gevolgen hebben voor rapportages, kwaliteitsmetingen en besluitvorming. Sanne ziet deze verschillen vaak in de praktijk en brengt ze onder de aandacht van de juiste proceseigenaren, data-eigenaren of BI-collega’s. Daarmee vormt ze een belangrijke schakel tussen registratiegedrag op de werkvloer en bredere afspraken over informatiegebruik.

Informatiebeveiliging en autorisaties zijn eveneens onderdeel van het dagelijks bewustzijn. Sanne hoeft geen securityspecialist te zijn om te zien dat onlogische toegang, oude accounts of onduidelijke autorisatie-afspraken risico’s kunnen opleveren. Binnen haar beheergebied let ze op dit soort signalen en zorgt ze dat ze via de juiste route worden opgepakt.

Hoewel haar werk vaak draait om processen, incidenten en verbeteringen, zit de energie voor Sanne vooral in de mensen met wie zij samenwerkt. Zij werkt intensief samen met collega’s uit zorg, ICT en ondersteunende afdelingen. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, plezier en onderlinge betrokkenheid. Even samen lachen na een druk overleg, successen vieren wanneer een complex probleem is opgelost of aan het einde van de week nog een keer napraten tijdens een borrel. Juist die collegialiteit maakt voor haar het verschil. Goede samenwerking ontstaat niet alleen tijdens projecten en overleggen, maar ook doordat mensen elkaar kennen, vertrouwen en plezier hebben met elkaar.

Aan het einde van de week ziet Sanne hoe veelzijdig haar werk is. Ze ondersteunt gebruikers, begeleidt wijzigingen, analyseert meldingen, bouwt proceskennis op, verbindt partijen en signaleert verbeterkansen. De applicatie is daarbij nooit het doel op zichzelf. De applicatie is een middel om het zorgproces goed te ondersteunen.

De Procescoördinator Zorgapplicaties staat daarmee dicht bij de dagelijkse zorgpraktijk. De Senior Procescoördinator Zorgapplicaties of Regisseur Digitale Zorgprocessen kan breder regie voeren op ketens, risico’s, leveranciers en verbeterinitiatieven. Klinisch informatici kunnen signalen uit de praktijk vertalen naar bredere digitale zorgontwikkeling en strategische keuzes. CIO, CMIO en CNIO richten zich vervolgens op digitale koers, prioritering en toekomstbeeld.

Zo ontstaat een logische verdeling van verantwoordelijkheden. De procescoördinator hoeft niet het volledige pakket van informatievoorziening te dragen, maar moet wel goed kunnen signaleren, verbinden, analyseren en opschalen. De essentie van de rol ligt in het voeren van regie: het overzien van samenhang, het kijken naar vraagstukken vanuit procesoptimalisatie en het organiseren van samenwerking tussen alle betrokken partijen. Daarmee draagt de functie direct bij aan veilige, efficiënte en betrouwbare ondersteuning van zorgprofessionals in hun dagelijks werk. De applicatie blijft een middel, het zorgproces staat centraal en de patiënt blijft uiteindelijk het doel.